Lean Manufacturing e il Metodo 5 S

Il termine "Lean Manufacturing" é una filosofia che incorpora un insieme di strumenti e tecniche da utilizzarsi nei processi aziendali per ottimizzare il tempo, le risorse umane, la produttività, migliorare il livello qualitativo dei prodotti e  ridurre gli sprechi.

Molti degli strumenti e metodi della Lean Manufacturing, (JTI, Kamban, PokaJoke,SMED, TPM, Kaizen, 5 S, ecc.) sono stati ereditati dalle esperienze delle aziende giapponesi, soprattutto dalla Toyota. Uno dei più importanti strumenti per la riduzione continua degli sprechi  è il “Metodo 5 S”.

Il Metodo "5 S"

La parola “5 S” è l’acronimo dei cinque termini con i quali si indicano, in lingua giapponese, i fondamenti del visual workplace e che designano le 5 tappe di azione per migliorare l’efficienza del lavoro quotidiano.  Il metodo "5 S" si focalizza su ordine, organizzazione, pulizia e standardizzazione. 
I principi di base sono talmente semplici, ovvi e poco costosi che molte aziende ne sottovalutavano l'importanza. 
 Il metodo permette di aumentare la produttività, e allo stesso tempo migliorare sia la qualità che la sicurezza. Scopi che si propone anche lo studio dei metodi di lavoro. Ciò è possibile:

• riducendo lo spreco di tempo e di materiali
• riducendo il tempo di set up
• riducendo gli interventi manutentivi e i tempi di fermo
• migliorando l'efficienza
• migliorando l'ambiente di lavoro
• migliorando il morale dei dipendenti

Tale logica può essere portata in ogni settore, specie in quello industriale.

Quali sono le "5 S" ?

Seiri –Separare il necessario dal superfluo. Eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro. Questo principio risponde a quello base del JIT, che afferma: “solo quel che serve, nella quantità che serve ed al momento in cui serve”. In pratica una etichetta rossa (di espulsione) viene collocata su ciascun articolo che si considera non necessario per l’operazione. In seguito, questi articoli sono portati in un’area di deposito transitorio. Più tardi, se questi si confermano  non necessari, si divideranno in due classi, quelli che sono utilizzabili per altre operazioni e gli inutili saranno scartati.

La scelta tra l’inutile e l’indispensabile è guidata dalla frequenza di utilizzo, diamo un esempio di una organizzazione possibile:

 Questo passo di ordinamento é un modo eccellente per liberare spazio allontanando cose come: attrezzature rotte o obsolete, scarti ed eccessi di materia prima, ecc. Questo, dal punto di vista produttivo comporta che:

• il personale non è più costretto a camminare e lavorare aggirando gli ostacoli rappresentati dagli articoli non necessari con spostamenti inutili che non portano a produttività;
• quando oggetti inutili si accumulano nei magazzini, si perde più tempo nella ricerca di ciò che è necessario;
• le scorte ed i macchinari non necessari impongono delle spese per il loro mantenimento, e letteralmente “corrodono” il profitto;
• le scorte non necessarie sono sinonimo di spreco di denaro, a causa degli oneri che si debbono sostenere per gestirle;
• un eccesso di scorte a disposizione tende a nascondere altri tipi di problema (ad esempio, poca forza operativa, processi non bilanciati, realizzazione di beni affetti da difettosità, rotture delle macchine, strumenti mancanti, consegne ritardate, lentezza dei setup);
• Gli attrezzi o i materiali sparsi a caso su di un banco di lavoro o sul pavimento non solo causano perdite di tempo e fatica spesa nel cercarli in mezzo al disordine, ma rendono ogni tanto necessario far ordine sul posto di lavoro quando, durante il giorno serve lo spazio per lavorare, inoltre il disordine crea condizioni di pericolo perché l'operaio potrebbe nella fretta cadere e farsi male.
• quanto più gli spazi sono ristretti tanto più dobbiamo sistemare ed ordinare;

Posto di lavoro in disordine e Posto di lavoro ordinato

 Seiton – Ordinare i materiali in posizioni ben definite per eliminare i tempi di ricerca. Sistemare gli strumenti, le attrezzature ed i materiali  in modo tale che “chiunque” possa vedere dove si trovano, possa facilmente prelevarli, adoperarli, e rimetterli al loro posto.

L’ordinare consiste nello strutturare le attività in modo tale da minimizzare gli sprechi. 

 In questa fase viene applicata la strategia di “un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto”

L’individuare dove le cose sono collocate (individuazione “a colpo d’occhio”) porta al concetto di Visual Control.  Il Controllo Visivo  si ha quando chiunque può comprendere all’istante il modo in cui si deve svolgere il lavoro e può individuare con un’occhiata la collocazione degli oggetti. Con il  Visual Control, c’è un’unica collocazione possibile per ogni oggetto, e si può comprendere immediatamente se una certa operazione stia procedendo come dovrebbe o sia fuori specifica. 

Per esempio, quando è previsto che la scorta interoperazionale tra due processi consecutivi sia pari ad un semilavorato, ci dovrebbe essere un cartello nel luogo dedicato, indicante “scorta pari ad un pezzo”. Se capita di vedere in quel luogo due o tre pezzi, un’occhiata al cartello evidenzia immediatamente una qualche irregolarità. Di solito si è in grado di ricondurre il problema alla sua causa, che potrebbe essere una parte mancante, un prodotto difettoso, o la rottura di una macchina. Una volta identificato il problema, ed immediatamente messo in atto un intervento di miglioramento delle condizioni, si può affermare che si é attuato concretamente il concetto di “ordine visivo” (o visual control).

In questa fase di organizzazione rientra anche l’organizzazione del posto di lavoro priva di sprechi dovuti a spostamenti, attese e movimenti non necessari fatta in quattro fasi:

• Fase 1- Minimizzare le operazioni da compiere su un posto di lavoro eliminando tutti i lavori inutili o quelli che vengono svolti 2 volte
• Fase 2 – Minimizzare i movimenti inutili che riguardano:

o        uso del corpo umano;

o        il layout del posto di lavoro;

o         le attrezzature, gli strumenti e i macchinari.

• Fase 3 – Minimizzare le attese nel processo,
• Fase 4 – Massimizzare l’uso delle risorse

In questa fase è necessaria la stretta collaborazione con i tecnici dei tempi e metodi per determinare e standardizzare il metodo di lavoro più appropriato.

Uno dei metodi usati nel visual control consiste nel marcare in modo differente i camminamenti e le aree di svolgimento operazioni.

Seison - Pulire e ordinare sistematicamente le varie aree di lavoro per scoprire i problemi Controllare l'ordine e pulizia creati; una volta che sono state eliminate le cose inutili, e ricollocate quelle necessarie, viene fatta una pulizia dell’area. Nel medesimo tempo, cominceranno evidenziarsi problemi che prima erano occultati dal disordine o dallo spreco. Così, potranno evidenziarsi fughe, parti con eccessiva vibrazione o temperatura, rischi di contaminazione, parti rotte, ecc. Inoltre la pulizia regolare permetterà di mantenere in buone condizioni operazionali gli utensili, le attrezzature e le macchine, ecc.

Seiketsu - Standardizzare e migliorare. Mantenere l'ordine e la pulizia creati, cercare di migliorare ripetendo le fasi continuamente: Seiri, Seiton, Seison; implementando le 5 S, noi dobbiamo concentrarsi nello standardizzare le migliori pratiche per mantenere l’ordine e la pulizia nella nostra area di lavoro, questo porta ad elaborare standard di pulizia e di ispezione Si deve scrivere la lista delle cose da fare, il tempo necessario e la periodicità corredate possibilmente da foto (vedi allegato 1) e realizzare delle azioni di autocontrollo permanenti. Bisogna che gli operai partecipino nella preparazione degli standard o norme, essi sono la fonte più valida delle informazioni che si riferiscono al loro lavoro.

Shitsuke - Mantenere e migliorare gli standard ed i risultati raggiunti Imporsi disciplina e rigore per il proseguo. Questa é la "S" più difficile da fare e da implementare: fare del mantenimento appropriato un abitudine stabile. La disciplina consiste nel mantenere le norme o gli standard definiti dall’organizzazione nella zona di lavoro. Le quattro "S" anteriori si possono inserire senza difficoltà, se nei luoghi di lavoro si mantiene la disciplina, garantiremo che la sicurezza sarà permanente, la produttività  migliorerà progressivamente e la qualità dei prodotti sarà eccellente.

Le “5 S” base della manutenzione produttiva totale

Le “5 S” sono un prerequisito per l’inserimento della TPM, perché non si potranno ridurre i tempi di arresto di una macchina se non si trovano gli utensili o i pezzi , o se tutti gli interventi necessitano di una pulizia preliminare per identificare la sorgente dei problemi. Per le medesime ragioni, le 5 S sono una  premessa indispensabile allo SMED, o al cambio di utensili  rapido: Come potrà una persona guadagnare del tempo se comincia col perderlo?

E’ passando uno straccio ciascuna sera sulla macchina che uno può trovare precocemente le anomalie, le fughe, i surriscaldamenti, i cambi di colore, di forma, gli odori non abituali. Il termine pulizia prende un senso più ampio, esso si integra con le operazioni correnti come la lubrificazione ed il riserraggio. Se si considera  che questi compiti  fanno parte della manutenzione preventiva, si può qualificare questo tipo di pulizia come pulizia a valore aggiunto.

 Le “5 S” e la qualità_

Senza sistemazione, ordine e pulizia, la precisione non può essere assicurata; i trucioli o la polvere che si infiltrano nelle macchine o nei computer possono causare dei guasti, degli errori o degli scarti. Le « 5 S » trattano la causa principale di queste manchevolezze  e così permettono di eliminare questi problemi prima che sorgano.

 Conclusioni

Le “5 S" sono il fondamento del modello di produttività industriale creato in Giappone e poi applicato nelle aziende occidentali. Le “5 S” non sono caratteristiche esclusive della cultura giapponese. Anche noi non Giapponesi, pratichiamo le “5 S" nella nostra vita personale ed in numerose opportunità lo notiamo. Pratichiamo il Seiri e il Seiton quando manteniamo in luoghi appropriati e identificati gli elementi come attrezzature, estintori, spazzatura, asciugamani, libretti, chiavi, ecc.

Sono però poco frequenti le fabbriche, o le officine che applicano in forma standardizzata le “5 S". Questo non dovrebbe succedere perché i compiti giornalieri di  mantenere in ordine l’organizzazione ed eliminare gli sprechi servono per migliorare l’efficienza e la qualità del nostro lavoro nel  luogo dove passiamo più della metà della nostra vita,

E’ per questo che assume importanza l’applicazione della strategia delle “5 S”. Non si tratta di una moda, un nuovo modello di direzione o qualcosa di giapponese e che non ha niente a che fare con la nostra cultura latina". Semplicemente, é un principio base per migliorare la nostra vita e fare del nostro sito di lavoro un luogo di cui valga la pena di vivere. E se con tutto questo, inoltre, otteniamo di migliorare la nostra produttività e del nostro lavoro perché  non lo facciamo?

Allegato 1 – Check list standardizzata per il mantenimento dell’ordine e della pulizia e controllo di una  macchina (da completare con la check list delle operazioni di piccola manutenzione che deve fare l’operatore)